テレワークの普及により、オフィスを縮小する傾向に
近年、テレワークの普及により毎日通勤しない人が増えています。
パソコンさえあればどこでも働ける時代が到来し、自由な働き方が広まっているのです。
こうした中で、オフィスの重要性は下がってきています。社員数分ある座席や空間の維持には膨大なコストがかかります。あまり使われなくなってしまったオフィスの設備にかかる費用は避けたいものです。そのため、オフィスを縮小したり、シェアオフィスを利用する企業が増えています。
オフィス空間を効率よく活用する、 フリーアドレス
オフィスの縮小やシェアオフィスの普及によって、社員同士で座席をシェアする流れが広まっています。そこで定着しつつあるのが「 フリーアドレス 」です。
「 フリーアドレス 」とは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。
このフリーアドレスを導入することでオフィス空間を効率よく運用できるのですが、メリットはそれ以外にも豊富にあります。
フリーアドレス のメリット
- オフィスのスペースを効率よく活用できる
- 社員数分の座席が不要になり、オフィスを省スペース化できる
- 部署に関係なく、社員同士のコミュニケーションを促進できる
- 好きな場所で快適に働くことができる
- 業務の効率アップにもつながる
フリーアドレス のデメリット
- 誰がどこにいるのかわかりにくい
- レイアウトを工夫しないと集中力が落ちる
- 出社するまでどの席が空いているかわからない
- 書類・持ち物などの管理が難しい
フリーアドレス の問題を解決する、ROOM LEAD
社員同士で座席をシェアするためには、環境づくりやルールづくりがとても重要です。そこで、 フリーアドレス の問題解決に役立つシステム「ROOM LEAD （ルームリード）」をご紹介します。
「ROOM LEAD」の主な機能は、会議室予約システムです。オフィスの会議室を効率よく運用するための機能が豊富にあります。さらに、「 ROOM LEAD 」で管理できるのは会議室のみならず、オフィスの座席や備品の利用状況の管理をすることもできます。
今回はオフィスの座席の利用状況管理の仕組みについて詳しくご紹介します。
座席の予約・管理ができるホテリングシステム
「ROOM LEAD」にはホテリングシステムと呼ばれる座席の予約管理機能があり、社員同士で座席をシェアする際に大変役立ちます。
「ROOM LEAD」を活用することで、オフィスをエリア別に管理し、部署やチームごとに座席を効率よくシェアすることができます。さらに、御社の環境に合わせて利用制限などのルールを設定することも可能です。環境にあわせた細かなカスタマイズでオフィス空間を効率よく運用するお手伝いをします。
クラウド型システム「 ROOM LEAD 」の特徴
「 ROOM LEAD 」はクラウド型システムのため、いつでもどこでもWEBからアクセス可能です。パソコンやスマホを使って、自宅や外出先、リモートオフィスなど場所に捉われることなくオフィスの座席予約や状況確認、チェックイン・チェックアウトが簡単にできます。
運用ルールをカスタマイズできる、予約システム
「ROOM LEAD」では、オフィスをエリアごとに管理することができます。
部署やチームごとに利用制限をかけたり、ルールを設定することができるので働き方にあった仕組みを作ることができます。例えば、棚の近くのエリアは書類を管理する部署以外は利用できないようにするなど、細かなルールづくりが可能です。さらに、予約可能な期間等も指定することができるので中期的計画を立てることも可能です。
検索機能で誰がどこにいるかわかる
フロア・エリア・氏名及び日にちなどの条件を入力することで在席者、出社予定者、退席者などを検索できます。この検索機能によって誰がどこにいるのかすぐに確認できます。
自動キャンセル機能で無駄を防ぐ
一定時間を経過して利用がない場合は自動的に予約がキャンセルされます。これにより、空予約や急な予定変更による無駄を省くことができます。
予約と利用実績データで分析
フリーアドレス に関わらず、固定席でも出社予定と実際の利用実績データが出力されますので、出社率や履歴を管理できます。
新しい働き方に最適化されたオフィス環境にしてみませんか？
弊社では、オフィスの座席や会議室、その他設備を効率よく運用するためにROOM LEADを活用した新しいオフィス環境をご提案しております。
最小限の設備を効率よくシェアして無駄のないオフィス環境作りをしてみませんか？
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